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            1. 2019年05月30日 周四
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              好秘书应该具备的三个方面
              发布时间:2019年03月21日 [打印]

              秘书人员独特的地位作用以及角色的复?#26377;裕?#23545;其自身的综合素质提出了很高的要求。知识、能力和性格是秘书人员综合素质的重要体现。做好秘书工作,实现素质与角色相匹配,需要秘书人员在这三个方面进行长期培养和锻炼。

              好秘书三个方面三类知识十二项能力、四种性格

              三类知识

              秘书人员所具备的知识应具有广博性、专业性和动态性,这样才能发挥好参谋助手作用。

              1.基础知识

              这属于秘书人员应有知识的基本层次。一方面是社会科学和自然科学的基础知识,如语文、数学、外语、政治等;另一方面是基?#32416;?#35770;知识,如逻辑学等。是否具备一定的基础知识是衡量一个人能否成为合格秘书的基本条件。

              2.专业知识

              这属于秘书人员应有知识的中间层次。专业知识具体包括业务知识和行业知?#35835;?#37096;分。业务知识是秘书知识体系中的核心部分,是秘书人员与其他专业人员区别的基本标志,包括秘书业务理论知识和工作方法技能。行业知识是秘书人员所服务的行业、系统的专业知识,比如处在教育、军事、外事、医疗等不同行业的秘书人员,应分别具有各自行业的基础知识。

              3.相关知识

              这属于秘书人员应有知识中的较高层次。相关知识是秘书人员为适应时代需要、做好工作而应不断学习和拓展的知识。国家的法律法规和政策,管理学、领导科学、经济学、环境工程、新能源科学、网络技术等,学习这些知识,可以开阔眼界,在更广的领域做好工作。

              十二项能力

              秘书工作的复?#26377;浴?#22810;样性和秘书活动的丰富性、广泛性,需要秘书人员具有多种能力。

              一方面是秘书人员进行基本职业活动所必需的一般能力要求。

              1.观察能力

              一个好秘书必须具备良好的观察能力,即在工作中要时时、处处做有心人。要善于观察自己所服务的领导,对领导了解越多,双方工作的默契程度就越高。要善于观察业务过程,如所布置的工作进展如何、有何反馈信息等。要善于观察周围的环境,如同事间的关系是否融洽等,有利于掌握工作的主动权。人的观察力存在个体差异,这些差异与人的先天素质和后天?#23548;?#27963;动及培养都有密切关系。良好的观察能力是不断培养和锻炼的结果。

              2.记忆能力  

              记忆是?#22235;?#23545;过去经验中发生过的事情的反?#22330;?#31192;书职能的要点是领导功能的延伸与补充,领导往往要求秘书人员能够成为“信息库”。在记忆能力方面,秘书人员要做到“精确”与“?#24535;謾保?#31934;确就是准确精细地反映对象而不出偏差,?#24535;?#23601;是对相关内容能够长久牢固记忆。良好的记忆能力也是不断培养和锻炼的结果。

              3.分析判断能力

              分析判断能力是指人对事物进行剖析、分辨和研究的能力。具备良好的分析判断能力,既是秘书工作的要求,也是领?#32423;?#31192;书人员的要求。分析判断能力较强的人,往往学术有专攻,技能有专长,在自己擅长的领域里有着独到的见解。秘书人员要具有较强的分析判断能力,必须有强烈的求知欲,养成勤思的习惯,在?#23548;?#20013;不断培养和锻炼。

              4.应变能力

              所谓应变能力,就是当环?#22330;?#26465;件、对手等发生变化时,能够及时采取措施迅速加以应对的能力。应变能力是种急智,是对秘书人员才智的全面检验,需要广博的知识、出色的智慧、敏捷的头脑?#22836;?#23500;的经验。培养应变能力,要养成事先策划、周密计划的习惯,要勇于?#23548;?#19981;怕跌倒,要善于总结、举一反三、积累经验。

              另一方面是专?#30340;?#21147;,即秘书人员的职?#23548;?#33021;。

              5.速记能力

              速记是一种快速记录口语的技术方式,用简单的符号或代码和缩写规则把交际和思维中的口语转换成视觉形式。为了对领导的指示与口述、会议内容等作出迅速、准确的记录,秘书人员有必要学一点速记。

              6.表达能力

              表达能力指一个人把自己的思想、情?#23567;?#24819;法和意图等,用语言、文字、图形、表情和动作等清晰明?#36820;?#34920;达出来,并善于让他人理解、体会和掌握。表达能力主要包括口头表达能力和文字表达能力。在这方面,秘书人员要做到“清楚明白、注意分寸、生动形象”。

              7.听知能力

              听知能力就是听懂、理解、记忆他人?#23500;?#30340;综合能力。秘书人员要有高度的注意力和准确迅速的理解力。良好的听知能力能帮助秘书人员在工作中准确领会?#19981;?#20154;的意图,这需要秘书人员多学、多听、多问、多思考。

              8.编辑校对能力

              日常工作中,文书制作及对文献资料的整理、会议信息的编?#30784;?#24037;作通报和专业刊物的编撰等都涉及秘书人员的编辑与校对能力。要提高这方面的能力,需要秘书人员加强学习,提高语言文字水平,?#21592;?#21450;时准?#36820;?#21453;映各类信息,为领导的管理和决策服务。

              9.办事能力

              办事能力是秘书人员独立、高效地处理各种日常工作的本领。秘书人员办事的范围十分广泛,无论是内部工作还是外部工作,都要拿得起来。要提高办事能力,秘书人员应做到明确职责范围,知晓办事程序,区分轻重缓急。

              10.操作设备能力

              办公自动化设备的应用使秘书工作方式发生了巨大变化。这就要求秘书人员掌握多种专业化的事务工作技能,以提高办公设备的操作能力。

              11.社交与公关能力

              秘书人员要学习心理学知识,加强人格修养,了解掌握社交和公关的特点、原则和方法,提高情感沟通能力,言行有度,举止得体。

              12.调研能力

              秘书人员应掌握调查研究和统计的基本方法,学会收集各方面的信息资料,并善于综合分析,为领导决策提供参谋服务。

              四?#20013;?#26684;

              作为领导的参谋和助手,秘书人员需要具备良好的性格?#20998;省?/p>

              1.诚实

              秘书人员诚实的性格体现在两个方面:一方面,对?#22330;?#23545;人民、对领导讲真话,?#39029;?#32769;实,不弄虚作假,不阳奉阴违;另一方面,诚实地?#28304;?#33258;己,如实反映自己的优缺点,不夸大,不隐瞒。秘书人员诚实正直的?#20998;?#19981;仅影响工作作风和工作态度,还关系到党和人民的事业。作为秘书人员,必须勇于坚持真理,实事求是。

              2.谦虚

              谦虚是人们所公认的一?#32622;?#24503;,是一种良好的性格?#20998;省?#31192;书人员只有谦虚,才能做到尊重他人,才能不居功自傲。一方面,应遵循自己的角色规范,严格按照工作制度和领导意图办事,虚心听取他人的意见和建议;另一方面,只有谦虚,才能看到自己的不足,时刻保持积极的进取精神。

              3.宽容

              宽容是指能容忍、有气量。不过分计较和追究,能谅解他人,是胸怀宽广的体现。秘书人员要有宽容的性格?#20998;剩?#20570;到能?#28304;缶治?#37325;,不计较小事,在非原则性问题上不斤斤计较,能忍让;不计前嫌,团结与自己意见不同甚至相反的人一道共事;不嫉贤妒能、故意刁难,向那些比自己有才能的人取长补短;宽容失误,接纳工作中探索却没有做成功的事情,帮助领导或同事汲取教训,不断积累经验。

              4.自信

              秘书人员的自信主要表现在对工作的积极性和主动性上。一个自信心较强的秘书,不仅会具有较高的工作热情,?#19981;?#20135;生战胜困难的巨大勇气。缺乏自信是一个人性格软弱的表现,不仅会因缩手缩脚、犹豫不决而影响工作的正常开展,还会因?#21592;?#32780;丧失进取的勇气。当然,秘书人员还要做到“自信之心不可缺,自负之心不应有”。

              (来源?#22909;?#20070;工作 编辑:崔鑫准)

              香港白姐六合图库

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